Trgovačka društva, obrtnici, zadruge, ustanove, udruge i druge fizičke i pravne osobe koje su obveznici poreza na dobit (u nastavku: poduzetnici) dužni su voditi poslovne knjige u skladu sa Zakonom o računovodstvu i na temelju njega donesenim propisima, poštujući pri tome standarde financijskog izvještavanja (HSFI-e odnosno MSFI/MRS-ove) te temeljna načela urednog knjigovodstva. Poslovne knjige moraju se voditi na način da je moguće provjeriti poslovne događaje, financijski položaj i uspješnost poslovanja poduzetnika.
U poslovnim knjigama poduzetnik je dužan evidentirati sve knjigovodstvene promjene u poslovnoj godini.
Poslovna godina je u pravilu kalendarska godina, osim u slučaju kada je poduzetniku Porezna uprava odobrila da se porezno razdoblje (poslovna godine) razlikuje od kalendarske godine s tim da mora trajati 12 uzastopnih kalendarskih mjeseci.
Poslovnom godinom smatra se i izvještajno razdoblje kraće od 12 mjeseci u slučaju osnivanja poduzetnika, statusne promjene, promjene poslovne godine, prestanka poslovanja po skraćenom postupku bez likvidacije te otvaranja stečajnog postupka ili pokretanja postupka likvidacije. Poslovnom godinom smatra se i razdoblje od početka do kraja postupka likvidacije.
Dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige
Poslovne knjige čine dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige, a moraju se voditi po načelu sustava dvojnog knjigovodstva.
Dnevnik je poslovna knjiga u koju se knjigovodstvene promjene unose kronološki, a može se voditi kao jedinstvena poslovna knjiga ili više poslovnih knjiga. Svako knjiženje u dnevnik mora imati:
- redni broj ili identifikacijsku oznaku te
- podatke na temelju kojih se pri nadzoru knjiženje može nedvojbeno povezati s pripadajućom knjigovodstvenom ispravom i osobom koja je kontrolirala knjigovodstvenu ispravu.
Svi knjigovodstveni događaji knjiženi u dnevniku unose se u glavnu knjigu.
Glavna knjiga je sustavna evidencija svih knjigovodstvenih promjena nastalih u određenom razdoblju. Nastali događaji u glavnoj knjizi grupiraju se prema vrsti, a na temelju unaprijed pripremljenih konta koja osiguravaju podatke za godišnje financijske izvještaje.
Iznosi na kontima glavne knjige za određeno razdoblje moraju biti usklađeni s iznosima iskazanima u bilanci i računu dobiti i gubitka odnosno izvještaju o ostaloj sveobuhvatnoj dobiti.
Glavnu knjigu čine dva odvojena dijela: bilančni zapisi i izvanbilančni zapisi.
Izvadak za pojedini konto (knjigovodstvena kartica) mora sadržavati sljedeće podatke:
- naziv, odnosno ime i prezime te sjedište, odnosno adresu poduzetnika,
- brojčanu oznaku konta,
- naziv konta,
- razdoblje na koje se odnosi,
- početno stanje ako postoji,
- za svaku knjiženu promjenu: jedinstvenu identifikacijsku oznaku knjigovodstvene promjene, datum knjigovodstvene promjene, datum knjiženja, opis sadržaja promjene, dugovni ili potražni iznos, oznaku pripadajuće knjigovodstvene isprave,
- zaključni ukupni dugovni i potražni promet za razdoblje na koje se izvadak odnosi,
- stanje konta na kraju razdoblja.
Knjigovodstvene promjene na kontu glavne knjige unose se redoslijedom kako su nastale.
Pomoćne knjige su analitičke knjigovodstvene i druge pomoćne evidencije za potrebe praćenja i nadzora poslovanja.
Zakonom nije propisano koje pomoćne knjige poduzetnik mora voditi (osim analitičke evidencije o plaćama). Stoga svaki poduzetnik samostalno, prema svojim potrebama za podacima određuje koje će pomoćne knjige voditi. Pomoćne knjige se organiziraju kao analitička knjigovodstva pojedinih vrsta imovine i obveza: dugotrajne materijalne imovine, robe, materijala, proizvodnje, financijske imovine, kupaca, dobavljača i dr. Pored analitičkih knjigovodstva poduzetnici vode i druge pomoćne knjige: knjiga blagajne (posebno za glavnu blagajnu, blagajnu prodavaonice ili drugih prodajnih mjesta, deviznu blagajnu, porto i druge blagajne), evidencije primljenih i izdanih zadužnica, evidencija putnih naloga i druge.
U pomoćnim knjigama koje se odnose na imovinu u materijalnom obliku podaci moraju biti iskazani u količinama i novčanim iznosima.
Proknjižene promjene u pomoćne knjige (ili njihovi sažetci) moraju se ažurno prenositi u glavnu knjigu.
Poduzetnik mora osigurati slijednost identifikacijskih oznaka i provjerljivost usklađenosti između prometa dnevnika i glavne knjige, te glavne knjige i pomoćnih knjiga.
Otvaranje i vođenje poslovnih knjiga
Poslovne knjige otvaraju se početkom poslovne godine na temelju zaključne bilance sastavljene na kraju prethodne poslovne godine ili na temelju popisa imovine i obveza kod novoosnovanih poduzetnika ili na temelju knjigovodstvene isprave. Završna stanja konta iskazana u bilanci na zadnji dan izvještajnog razdoblja moraju biti identična početnim stanjima istih konta na prvi dan sljedećeg izvještajnog razdoblja.
Pomoćne knjige otvaraju se donosom stanja iz poslovnih knjiga zaključenih na kraju prethodne poslovne godine.
Društvo u likvidaciji mora otvoriti poslovne knjige od dana pokretanja postupka likvidacije te ih zatvoriti s danom zaključenja postupka likvidacije. Dakle, za cijelo razdoblje likvidacije voditi jedne poslovne knjige.
Podaci se u poslovne knjige unose na temelju vjerodostojnih knjigovodstvenih isprava.
Poslovne knjige moraju se voditi po načelu nepromjenjivog zapisa. Poduzetnik mora osigurati kontrolu unesenih podataka, ispravnost unosa podataka, čuvanje podataka, mogućnost korištenja podataka, mogućnost dobivanja uvida u promet i stanja na kontima glavne knjige te uvida u vremenski slijed unosa poslovnih događaja.